Call Etiquette: τι προβλέπει το πρότυπο συμπεριφοράς για τις τηλεφωνικές συνομιλίες
- 28 ΣΕΠ 2023
Η πρώτη τηλεφωνική επικοινωνία έγινε στις 10 Μαρτίου του 1876, από τον Alexander Graham Bell. Στην άλλη άκρη της γραμμής ήταν ο βοηθός του, Thomas Watson. Η πρώτη ατάκα που ακούστηκε μέσω τηλεφωνικής κλήσης ήταν το «Κύριε Watson ελάτε εδώ. Θέλω να σας δω».
Στα πρώτα χρόνια χρήσης αυτού του τύπου επικοινωνίας, όλα συνέβαιναν μέσω ενός κέντρου που συνέδεε αυτόν που ήθελε να μιλήσει με κάποιον με αυτόν τον κάποιον. Εφόσον βέβαια, ο δεύτερος δεχόταν την κλήση.
Aπό τότε έχουμε αποκτήσει ουκ ολίγους τρόπους να επικοινωνήσουμε δια τηλεφώνου, με όποιον θέλουμε. Το θέμα είναι τι προβλέπει το σύγχρονο savoir vivre. Ποιοι είναι δηλαδή, οι βασικοί κανόνες συμπεριφοράς που σχετίζονται με τη συνομιλία μέσω τηλεφώνου. Όσα ακολουθούν αφορούν διακρίσεις που έκανε ειδικός των «ετικετών» στην Washington Post.
Κατ’ αρχάς διευκρίνισε πως για την όποια επικοινωνία, παίζει ρόλο η ηλικία των δυο πλευρών, το πλαίσιο της κλήσης και τη σχέση με τον άνθρωπο που επικοινωνούμε.
Το τέλος των μηνυμάτων στον τηλεφωνητή
Οι τηλεφωνητές όπου αποθήκευαν ό,τι θέλαμε να πούμε σε κάποιον που καλούσαμε στο τηλέφωνο, αλλά δεν ήταν σε θέση να απαντήσει, είναι προγενέστεροι των γραπτών μηνυμάτων. Και μετά τα SMS, έγιναν αχρείαστοι. Εάν πρέπει να αφήσουμε μήνυμα που να είναι ακριβές, είναι προτιμότερο να το γράψουμε από το να το πούμε.
Μια εξαίρεση υπήρχε μέχρι πρότινος και αφορούσε την ανάγκη κάποιου να ακούσει τη φωνή μας ή τη δική μας ανάγκη να τραγουδήσουμε ένα «χρόνια πολλά» ή να πούμε ένα «σ’ αγαπώ». Τώρα έχεις για αυτά -και τους μακροσκελείς μονολόγους μίσους ή αγάπης- τα audio messages.
Που είναι χρήσιμο να μην επιστρατεύονται ως απάντηση σε γραπτό μήνυμα -γιατί μπορεί να μην μπορούμε να τα ακούσουμε, χωρίς να τα ακούσουν και όσοι είναι γύρω μας.
Λέω εγώ τώρα.
Μη χτυπάς απροειδοποίητα
Το ό,τι «ό,τι θυμάμαι χαίρομαι» είναι γενικά, ένα σύστημα που δεν προτείνεται υπό την όποια συνθήκη. Με όποιον και αν θες να επικοινωνήσεις, ό,τι ώρα και αν είναι, πρώτα είναι χρήσιμο να στέλνεις ένα μήνυμα, με το οποίο να ρωτάς αν έχει χρόνο να μιλήσετε. Γράψε και ότι αν δεν είναι πρόχειρο το άτομο αυτό εκείνη τη δεδομένη στιγμή, μπορεί να σε καλέσει όταν βρει ελεύθερο χρόνο. Αν είναι επείγον να σε καλέσει, γράψτο κι αυτό -μαζί με το θέμα που επείγει.
Όλα αυτά αποκτούν επιπλέον σημασία στις βιντεοκλήσεις, καθώς ποτέ δεν μπορείς να ξέρεις σε τι φάση θα πετύχεις τον άλλον.
Δεν έχεις την υποχρέωση να απαντήσεις σε κάθε κλήση
Όταν θέλει να επικοινωνήσει κάποιος μαζί μας, δε σημαίνει πως πρέπει να έχουμε πάντα τη διάθεση να ανταποκριθούμε. Κατά συνέπεια, αν δεν το νιώθουμε, δεν απαντάμε στην κλήση. Μπορεί επίσης, να είμαστε κάπου όπου είναι προτιμότερο να μην το σηκώσουμε. Για παράδειγμα, στο μπάνιο.
Αν θέλουμε να είμαστε ευγενικοί, στέλνουμε ένα μήνυμα πως θα καλέσουμε το συντομότερο δυνατό. Υπάρχει και η επιλογή της αυτοματοποιημένης απάντησης -με μήνυμα- που παρέχουν τα smartphones.
Τα συναισθήματα δεν περνούν στο μήνυμα
Το βασικό αξίωμα για κάθε αποτελεσματική επικοινωνία είναι πως τα γεγονότα μπορούμε να τα γράψουμε σε ένα μήνυμα. Τα συναισθήματα όχι. Αυτά πρέπει να τα πούμε στο τηλέφωνο, ώστε να βγουν σωστά. Εάν πρόκειται εν τω μεταξύ, για κάτι περίπλοκο που προϋποθέτει περισσότερα από ένα μηνύματα, ώστε να γίνουμε κατανοητοί, είναι καλύτερο να το πούμε, από το να το γράψουμε. Το αυτό ισχύει και για τις πολλαπλές ανταλλαγές μηνυμάτων που συνήθως οδηγούν σε καβγά.
Μην καλείς back to back φορές αν δε σου απαντούν
Παίρνεις κάποιον στο τηλέφωνο. Δεν απαντάει. Σε κλάσματα δευτερολέπτου κάνεις redialing. Αυτό θα ήταν χρήσιμο να το αποφύγεις, εκτός και αν πρόκειται για πραγματική κατάσταση εκτάκτου ανάγκης. Κάτι που μπορείς να διευκρινίσεις και με ένα γραπτό μήνυμα.
Χρειάζεται μέτρο στα video voice mail
H Αpple παρέχει τελευταία, τη δυνατότητα να στείλεις video message σε όποιον δεν απαντάει στην κλήση που έχεις κάνει με FaceTime. Είναι μια χρήσιμη υπηρεσία, αλλά δεν είναι για χόρταση. Δεν τη βρίσκουν δηλαδή, όλοι ευχάριστη. Για αυτό και χρειάζεται με μέτρο, μαζί με επίγνωση του σε ποιον απευθυνόμαστε.
Στις βιντεοκλήσεις μένουμε ακίνητοι
Το ‘χω κάνει εγώ, το ‘χεις κάνει εσύ, το ‘χουμε κάνει όλοι να μιλάμε σε βιντεοκλήση και παράλληλα να κάνουμε άλλες δουλειές. Έτσι, αυτός στον οποίον μιλάμε βλέπει πολλά και διάφορα, πλην του προσώπου μας. Οι κανόνες καλής συμπεριφοράς επιτάσσουν να μένουμε ακίνητοι, έως ότου ολοκληρωθεί η κλήση. Αλλιώς κάνουμε τον άνθρωπο με τον οποίον μιλάμε να νιώθει πως δεν του δίνουμε την παραμικρή σημασία.
Η ενεργοποίηση ηχείου δεν είναι για δημοσίους χώρους
Είτε είστε στη δουλειά και άρα μεταξύ άλλων ανθρώπων, είτε σε δημόσιο χώρο είναι χρήσιμο να μην ενεργοποιούμε το ηχείο, όταν μιλάμε στο τηλέφωνο. Γιατί; Ενοχλούμε. Επίσης, όλοι μπορούν να ακούσουν τι μας λένε και τι λέμε. Και αν εμείς δεν έχουμε θέμα με το να ακούν όλοι τι λέμε, η άλλη πλευρά της επικοινωνίας μπορεί να έχει. Σε κάθε περίπτωση, ενοχλούμε. Και το πρόβλημα λύνεται με τη χρήση ακουστικών. Εννοώ, δεν είναι πυρηνική επιστήμη.
Συνέχισε να μιλάς στο τηλέφωνο
Η Gen Z εμφανίζει μια «αλλεργία» στις τηλεφωνικές κλήσεις και προτιμά να επικοινωνεί γραπτώς. Την ίδια ώρα, όμως αν χρειάζεσαι κάποιον για κάτι επείγον ή για να σου δώσει την αμέριστη προσοχή του, σε πραγματικό χρόνο είναι ανάγκη να τον πάρεις τηλέφωνο. Έχει διαπιστωθεί πως οι τηλεφωνικές κλήσεις μπορούν να ενισχύσουν τις σχέσεις, να βελτιώσουν την ψυχική υγεία και να μειώσουν τη μοναξιά.
